Lập kế hoạch kiểm tra tiếp nhận đối với phụ tùng máy xúc đã qua sử dụng trước khi giao hàng. Xác định phạm vi cung cấp, các hồ sơ nhận dạng cần thiết, đánh giá tình trạng đạt tiêu chuẩn và các điều khoản chấp nhận bằng văn bản. Việc kiểm tra tiếp nhận ghi lại các sai sót; bản thân chúng không chứng minh được tính tương thích hoặc tuổi thọ còn lại.
Các nội dung chính
Hãy lập kế hoạch tiếp nhận hàng rõ ràng trước khi linh kiện đến. Nêu rõ những gì bạn sẽ kiểm tra và những gì được coi là chấp nhận.
Hãy đối chiếu kiểu máy, số sê-ri và số hiệu linh kiện với phạm vi công việc đã ghi chép của bạn. Chụp ảnh bảng thông số kỹ thuật để lưu trữ.
Kiểm tra trực quan bộ phận đó xem có hư hỏng hoặc rò rỉ không. Không tự ý tháo rời hoặc kiểm tra; hãy dựa vào báo cáo của người có chuyên môn.
Ghi chép lại mọi phát hiện và giữ lại bộ phận nếu hồ sơ bị thiếu hoặc không rõ ràng. Yêu cầu nhà cung cấp cung cấp câu trả lời bằng văn bản trước khi chấp nhận.
Chỉ chấp nhận phần công việc khi phạm vi, kết quả kiểm tra và các điều khoản đã thỏa thuận đều khớp nhau. Điều này giúp bảo vệ chi phí của bạn và tạo ra hồ sơ minh bạch.
Chuẩn bị nhận biên lai máy xúc phụ tùng đã qua sử dụng.
Thiết lập phạm vi thu
Hãy lập biên bản kiểm tra trước khi giao hàng. Nêu rõ những gì bạn sẽ kiểm tra, những tài liệu nào bạn sẽ sử dụng để đối chiếu và những gì được coi là chấp nhận. Ghi rõ tên model, số sê-ri, số hiệu phụ tùng và chi tiết ứng dụng của máy xúc đã qua sử dụng . Liệt kê cấp độ tình trạng mà bạn đã thỏa thuận và mô tả độ hao mòn mà người bán cung cấp. Sau đó, định nghĩa rõ ràng về sự chấp nhận: những phát hiện nào đạt yêu cầu, những phát hiện nào cần giữ lại và những phát hiện nào đủ điều kiện để từ chối. Một biên bản kiểm tra bằng văn bản biến một lời hứa mơ hồ thành một tiêu chuẩn có thể kiểm chứng được.
Hãy xây dựng phạm vi kiểm tra dưới dạng danh sách kiểm tra có cấu trúc. Mỗi dòng nên nêu tên một mục, tài liệu hỗ trợ mục đó và điều kiện đạt yêu cầu. Danh sách kiểm tra này sẽ trở thành xương sống của mọi cuộc kiểm tra sau này. Khi mua thiết bị xây dựng đã qua sử dụng , phạm vi kiểm tra rõ ràng sẽ bảo vệ cả hai bên. Nó cũng cung cấp cho nhóm của bạn một điểm tham chiếu khi phát hiện điều gì đó không rõ ràng.
Phân công vai trò và khu vực
Phân công trách nhiệm tiếp nhận, đánh giá kỹ thuật và lưu giữ hồ sơ theo đúng đơn hàng thực tế. Việc xem xét lại lần thứ hai có thể giúp giải quyết các sai sót; không phải lúc nào cũng cần ba người riêng biệt.
Chuẩn bị một khu vực kiểm tra sạch sẽ, đủ ánh sáng. Để đủ không gian cho bộ phận cần kiểm tra, chụp ảnh và giấy tờ. Giữ một bề mặt phẳng để đặt tài liệu và một phông nền rõ ràng cho hình ảnh. Yêu cầu người bán cung cấp bằng chứng kiểm tra và thử nghiệm đạt tiêu chuẩn trước khi mua, chứ không phải sau khi nhận hàng. Bạn có thể xem lại những nội dung mà một báo cáo đạt tiêu chuẩn cần có thông qua hướng dẫn tiếp nhận của chúng tôi . Lưu trữ bằng chứng đó cùng với phạm vi kiểm tra để hồ sơ máy xúc đã qua sử dụng được đầy đủ. Chuẩn bị tốt đối với thiết bị xây dựng đã qua sử dụng sẽ giúp tiết kiệm thời gian tại bến cảng.
Kiểm tra giấy tờ máy xúc đã qua sử dụng
Xác nhận danh tính và sự phù hợp
So sánh sản phẩm thực tế được cung cấp và các ký hiệu có sẵn với phạm vi công việc đã được ghi chép và các tài liệu tham khảo hỗ trợ. Giữ riêng biệt mã nhận dạng của nhà cung cấp, máy nhận và linh kiện. Yêu cầu nhân viên có chuyên môn giải quyết các điểm không phù hợp về ứng dụng hoặc tình trạng.
Kiểm tra các tài liệu tham khảo đặt hàng mâu thuẫn và yêu cầu tài liệu chứng minh cho bất kỳ sự thay thế hoặc thay thế nào. Chụp ảnh các dấu hiệu liên quan nếu có thể tiếp cận được thông qua các quy trình xử lý an toàn. Không nên cho rằng một loại lỗi nhận dạng nào đó luôn là loại lỗi tốn kém nhất.
Kiểm tra chéo lịch sử bảo dưỡng và sửa chữa.
Xem xét các hồ sơ hiện có liên quan đến linh kiện được cung cấp. Việc bảo trì máy móc của nguồn cung cấp có thể cung cấp bối cảnh nhưng không tự mình xác định được tình trạng hoặc lịch sử sử dụng của linh kiện.
Không nên suy luận tuổi thọ linh kiện hoặc xác thực số giờ máy hoạt động chỉ bằng phép tính đơn giản hoặc dấu vết mài mòn có thể nhìn thấy. Ghi lại những điểm không nhất quán và yêu cầu bằng chứng xác thực hoặc đánh giá từ chuyên gia khi cần thiết.
Yêu cầu báo cáo kiểm tra và bất kỳ bằng chứng kiểm tra nào của bên thứ ba mà người bán nắm giữ. Báo cáo đạt tiêu chuẩn có trọng lượng hơn bản tóm tắt của người bán. Lưu trữ mỗi báo cáo cùng với hồ sơ nhận hàng của bạn. Bạn có thể xem lại cách tài liệu hỗ trợ việc xác minh thông qua hướng dẫn về phụ tùng của chúng tôi.
Hãy giữ một nhật ký ghi nhận kết quả bên cạnh phạm vi kiểm tra. Mỗi mục sẽ được đánh số dòng, tài liệu đã được xem xét, sự khác biệt và hành động đã thực hiện. Ghi chú người đã xem xét từng tài liệu và thời gian xem xét. Người kiểm tra thứ hai sẽ ký vào nhật ký sau khi xem xét. Nhật ký này sẽ trở thành bằng chứng của bạn nếu phát sinh tranh chấp. Nó cũng giúp đẩy nhanh quyết định tạm dừng kiểm tra.
Những thiếu sót hoặc thông tin không nhất quán trong hồ sơ là những phát hiện, chứ không phải là những câu đố bạn cần giải quyết. Hãy ghi lại những thiếu sót đó so với hồ sơ bảo dưỡng, ghi chú ngày tháng và ghi lại những gì người bán đã nói. Đừng bao giờ điền vào chỗ trống bằng giả định. Hồ sơ bảo dưỡng đầy đủ giúp việc chấp nhận dễ dàng hơn. Hồ sơ không đầy đủ sẽ khiến việc mua bán máy xúc đã qua sử dụng bị tạm dừng cho đến khi nhà cung cấp trả lời bằng văn bản. Thói quen này bảo vệ bạn trong mỗi lần mua thiết bị xây dựng đã qua sử dụng và giữ cho hồ sơ kiểm tra của bạn luôn sạch sẽ. Một hồ sơ sạch sẽ cũng giúp nhóm của bạn học hỏi từ mỗi lần nhận hàng và thu hẹp phạm vi công việc trong lần tiếp theo.
Tiến hành kiểm tra máy xúc đã qua sử dụng
Tình trạng linh kiện được chào bán
Ghi chép tình trạng thực tế, dễ quan sát của linh kiện được giao so với hồ sơ đã thỏa thuận. Nhân viên có chuyên môn cần xác định việc xử lý an toàn, chuẩn bị và đánh giá thêm. Không nên suy luận lịch sử sửa chữa hoặc tình trạng chấp nhận được chỉ dựa trên các mối hàn mới hoặc cấp độ mài mòn đã nêu.
Hãy tập trung quan sát vào bộ phận được cung cấp thực tế chứ không phải các hệ thống máy móc không liên quan. Ghi lại chất lỏng hoặc hư hỏng có thể nhìn thấy để điều tra chuyên môn mà không chạm vào các mối nối hoặc tiếp cận thiết bị đang chuyển động hoặc chịu áp suất.
Ảnh chụp thực tế các bộ phận và kết quả kiểm định chất lượng.
Yêu cầu hình ảnh tổng thể và chi tiết của sản phẩm thực tế đã giao, bao bì, các dấu hiệu liên quan và các điểm khác biệt. Bao gồm các thông tin nhận dạng nếu có; các hạn chế về hình ảnh trên blog không áp dụng cho bằng chứng nhận hàng thực tế. Tuân thủ các quy trình xử lý an toàn thay vì di chuyển một bộ phận nặng chỉ để chụp ảnh.
Kết quả kiểm tra có chứng chỉ chuyên môn có trọng lượng hơn so với chỉ dựa vào quan sát bằng mắt thường. Hãy yêu cầu nhà cung cấp cung cấp báo cáo kiểm tra và bằng chứng kiểm tra từ bên thứ ba. So sánh các tài liệu đó với phạm vi công việc của bạn. Một báo cáo có chứng chỉ chuyên môn cần mô tả tình trạng của bộ phận một cách rõ ràng. Hãy yêu cầu ngày lập báo cáo và tên người ký. So sánh các phát hiện trong báo cáo với ghi chú kiểm tra thực tế của bạn. Nếu báo cáo và ghi chú của bạn không khớp, hãy ghi lại sự khác biệt và giữ lại bộ phận đó.
Hãy sử dụng phương pháp ghi chép trực quan có cấu trúc và xem xét lại các điểm không khớp đã được xác định khi cần thiết. Việc kiểm tra lần thứ hai không đảm bảo rằng không có lỗi nào bị bỏ sót.
Hãy lưu giữ các ghi nhận, kết luận đạt yêu cầu và phạm vi đã thỏa thuận cùng nhau. Hồ sơ tài liệu hỗ trợ quyết định tiếp nhận nhưng không đảm bảo chất lượng sản phẩm hoặc việc khiếu nại thành công.
Áp dụng các tiêu chí kiểm tra trước khi mua hàng
Xác nhận bằng chứng kiểm nghiệm được hỗ trợ
Sử dụng bằng chứng liên quan đến sản phẩm thực tế, bao gồm cả việc đánh giá bổ sung thích hợp khi cần thiết. Kiểm tra phạm vi, danh tính, phương pháp, ngày tháng và các hạn chế của báo cáo thay vì chỉ giới hạn việc xem xét ở các tài liệu được gửi kèm theo sản phẩm.
Một số người bán cung cấp dịch vụ kiểm tra tại chỗ độc lập bởi bên thứ ba. Hãy xem lời đề nghị đó như một điểm mạnh, chứ không chỉ là hình thức. Việc kiểm tra thiết bị bởi bên thứ ba mang lại cho bạn cái nhìn khách quan về tình trạng của thiết bị. Các báo cáo kiểm tra được xác thực từ một nhà cung cấp đủ điều kiện có trọng lượng thực sự tại bến tàu. Hãy yêu cầu báo cáo kiểm tra trước khi bạn quyết định mua. Một chiếc máy xúc đã qua sử dụng cần bước kiểm tra này trước khi bạn mua. Khi kiểm tra một chiếc máy xúc đã qua sử dụng , hãy để bằng chứng từ các chuyên gia đủ điều kiện hướng dẫn phán đoán của bạn.
Thực thi các điều khoản chấp nhận bằng văn bản
Quá trình kiểm tra trước khi mua hàng của bạn kết thúc bằng một trong ba quyết định. Hãy ghi lại mỗi quyết định tương ứng với quy tắc đó, kèm theo lý do.
Chấp nhận: mọi quy tắc đều được đáp ứng và bằng chứng phù hợp.
Lưu ý: cần có câu trả lời bằng văn bản từ nhà cung cấp về vấn đề này.
Từ chối: một quy tắc không được chấp nhận và không có bằng chứng nào ủng hộ việc chấp nhận đó.
Việc kiểm tra máy xúc đã qua sử dụng sẽ trực tiếp hỗ trợ quyết định này. Ghi lại từng lý do bên cạnh số dòng tương ứng. Việc giữ lại máy xúc đã qua sử dụng sẽ tiếp tục cho đến khi nhà cung cấp trả lời bằng văn bản. Đính kèm hồ sơ bảo dưỡng vào bất kỳ yêu cầu giữ lại nào liên quan đến số giờ hoạt động hoặc bảo trì. Bạn có thể xem lại cách thức hoạt động của các điều khoản chấp nhận thông qua hướng dẫn tiếp nhận của chúng tôi.
Xác nhận các điều khoản bảo hành và tác động chi phí bằng văn bản trước khi thanh toán. Không nên dựa vào lời hứa bằng miệng. Nêu rõ biện pháp khắc phục cho trường hợp vi phạm quy định trong cùng một văn bản. Mua thiết bị xây dựng đã qua sử dụng mà không có điều khoản bằng văn bản sẽ khiến bạn gặp rủi ro. Người mua thiết bị xây dựng đã qua sử dụng nên coi các điều khoản bằng văn bản là một phần của quá trình kiểm tra. Một hồ sơ sạch về thiết bị xây dựng đã qua sử dụng bắt đầu từ các điều khoản rõ ràng. Giữ các hồ sơ dịch vụ và kết quả kiểm tra cùng nhau, và chỉ đóng hồ sơ khi phạm vi, kết quả kiểm tra và các điều khoản đều thống nhất.
Kế hoạch tiếp nhận hàng của bạn sẽ thành công khi bốn trụ cột vững chắc. Hãy chuẩn bị sẵn sàng trước khi phụ tùng đến. Đối chiếu giấy tờ với thông số kỹ thuật đã thỏa thuận. Kiểm tra phụ tùng máy xúc đã qua sử dụng so với cấp độ đã nêu. Xác nhận chức năng thông qua văn bản và bằng chứng xác thực. Mỗi trụ cột hỗ trợ trụ cột tiếp theo, và mỗi trụ cột đều để lại hồ sơ mà bạn có thể kiểm tra.
Chỉ chấp nhận khi phạm vi đã thỏa thuận, các phát hiện đủ điều kiện có liên quan và các điều khoản bằng văn bản hỗ trợ quyết định đó. Giữ lại các câu hỏi chưa được giải quyết và ghi lại giải pháp đã được thống nhất.
FAQ
Khi nhận được phụ tùng máy xúc đã qua sử dụng, bạn nên kiểm tra điều gì đầu tiên?
So sánh sản phẩm thực tế, các ký hiệu có sẵn và phạm vi bảo hành được cung cấp với hóa đơn mua hàng. Giữ các mã nhận dạng khác nhau riêng biệt và tìm kiếm sự trợ giúp từ người có chuyên môn để giải quyết các thắc mắc về ứng dụng.
Bạn sẽ làm gì khi hồ sơ dịch vụ bị thiếu hoặc không nhất quán?
Ghi nhận sự thiếu sót đó như một phát hiện. Ghi lại ngày tháng, tài liệu bạn đã xem xét và những gì nhà cung cấp đã nói. Không được điền vào chỗ trống bằng giả định. Tạm giữ linh kiện cho đến khi nhà cung cấp trả lời bằng văn bản. Hồ sơ không đầy đủ không bao giờ tự động đủ điều kiện để chấp nhận.
Bạn có thể tự kiểm tra một bộ phận thủy lực đã qua sử dụng tại bến tàu không?
Không tiến hành các thử nghiệm vận hành, tháo dỡ hoặc đo đạc bên trong tại bến tàu. Hãy yêu cầu nhân viên có chuyên môn đánh giá linh kiện thực tế theo các quy trình hiện hành và ghi lại các quan sát về chất lỏng hoặc tình trạng chưa được giải quyết.
Những tiêu chí nào được coi là chấp nhận đối với một phụ tùng máy xúc đã qua sử dụng?
Việc chấp nhận có nghĩa là ba điều phải khớp nhau: phạm vi công việc được ghi trong văn bản, kết quả ghi nhận của bạn và các điều khoản đã thỏa thuận. Mỗi mục trong phạm vi công việc phải đạt yêu cầu và bằng chứng phải phù hợp. Nếu thiếu bất kỳ phần nào, hãy giữ lại lô hàng và yêu cầu câu trả lời bằng văn bản. Ghi lý do bên cạnh mỗi số mục.
Bạn xử lý như thế nào nếu một bộ phận không đáp ứng được một tiêu chí nào đó?
Hãy bác bỏ khi một quy tắc không hợp lệ và không có bằng chứng nào chứng minh sự chấp thuận. Ghi rõ quy tắc không hợp lệ và lý do bằng văn bản. Xác nhận các điều khoản bảo hành và tác động chi phí trước khi thanh toán, và lưu giữ biện pháp khắc phục trong cùng một tài liệu. Hồ sơ rõ ràng sẽ bảo vệ chi phí của bạn và hỗ trợ cho bất kỳ khiếu nại nào sau này.
Để tìm nguồn cung cấp phụ tùng máy xúc, hãy cân nhắc YNF Machinery. Cung cấp đầy đủ thông tin nhận dạng máy và linh kiện, mã số phụ tùng áp dụng và số lượng, đồng thời yêu cầu thông tin về khả năng tương thích, báo giá thực tế và điều khoản bảo hành và đổi trả bằng văn bản trước khi đặt hàng.
