Khi mua phụ tùng máy xúc đã qua sử dụng, hãy lưu giữ ba loại hồ sơ liên quan: bằng chứng nhận dạng và tình trạng, phạm vi cung cấp bằng văn bản và các điều khoản chấp nhận đã thỏa thuận. Yêu cầu các kết luận đủ điều kiện phù hợp với từng bộ phận cụ thể. Hình ảnh và giấy tờ hỗ trợ việc xem xét nhưng không thể tự chứng minh khả năng sử dụng.
Một quy trình làm việc lặp lại giúp việc này trở nên khả thi. Bạn thu thập bằng chứng, chạy danh sách kiểm tra trước khi giao hàng thiết bị hạng nặng, viết phạm vi cung cấp, hoàn tất xác minh và sử dụng cùng một danh sách kiểm tra trước khi giao hàng mỗi lần. Bạn cũng thống nhất các tiêu chí chấp nhận bằng văn bản. Cách tiếp cận này biến việc kiểm tra trước khi giao hàng thành một công cụ ra quyết định và giữ cho mỗi thỏa thuận cung cấp luôn rõ ràng.
Các nội dung chính
Hãy giữ lại đầy đủ giấy tờ chứng minh nguồn gốc và tình trạng sản phẩm, phạm vi cung cấp bằng văn bản và các điều khoản chấp nhận đã thỏa thuận cho mỗi lần mua hàng.
Chỉ riêng hình ảnh thôi thì chưa đủ. Hãy kết hợp mỗi bức ảnh với một ghi chú bằng văn bản để tạo bằng chứng thuyết phục hơn.
Sử dụng danh sách kiểm tra trước khi giao hàng để ghi lại tình trạng của linh kiện và tránh những sự cố phát sinh tốn kém.
Hãy lập một bản mô tả phạm vi cung ứng rõ ràng , liệt kê mọi mặt hàng được bao gồm và nêu rõ những mặt hàng không được bao gồm bằng ngôn từ dễ hiểu.
Hãy kiểm tra xem phụ tùng có khớp với giấy tờ đi kèm trước khi thanh toán. Xem xét các dấu hiệu nhận dạng và tài liệu để xác nhận.
Bằng chứng về phụ tùng máy xúc đã qua sử dụng
Xây dựng bằng chứng đáng tin cậy về tình trạng công trình.
Bằng chứng bằng văn bản rất quan trọng vì ảnh chỉ thể hiện bề mặt chứ không kể một câu chuyện. Ảnh chụp đơn thuần không thể cho bạn biết một bộ phận được bảo quản, xử lý hoặc tháo ra khỏi máy móc như thế nào. Những phát hiện được ghi chép lại sẽ cung cấp cho bạn cơ sở công bằng để so sánh các lựa chọn mua hàng thực tế. Bạn sẽ cân nhắc từng ứng viên dựa trên các dữ kiện được ghi lại thay vì ấn tượng.
Biên bản tình trạng cần ghi lại bốn điều. Ghi chú về hình thức bên ngoài của sản phẩm. Ghi lại các quan sát về cấu trúc, chẳng hạn như cong vênh, nứt nẻ hoặc các khu vực đã được sửa chữa. Mô tả sự ăn mòn và nhiễm bẩn bằng ngôn từ dễ hiểu. Nêu rõ các bộ phận được gắn kèm nào có và bộ phận nào không có. Diễn đạt mọi phát hiện dưới dạng một tuyên bố có thể quan sát được, không phải là một phán đoán. Viết “gỉ sét trên bề mặt mặt bích lắp đặt”, chứ không phải “tình trạng kém”. Người bán hoàn thành biên bản, và bạn xác nhận trước khi giao hàng. Việc xác nhận đó biến biên bản thành bằng chứng chung mà cả hai bên có thể dựa vào.
Ghi chép hình ảnh và ghi chú về tình trạng sử dụng
Hãy yêu cầu hình ảnh tổng thể và chi tiết rõ nét của sản phẩm thực tế được chào bán, bao gồm các dấu hiệu liên quan và hư hỏng có thể nhìn thấy. Kết hợp hình ảnh với ghi chú mô tả và giữ cho các thông tin nhận dạng được phân biệt rõ ràng. Các quy tắc minh họa chung cho hình ảnh trên blog không áp dụng cho bằng chứng mua hàng thực tế.
Chỉ ghi nhận tình trạng hao mòn dưới dạng mô tả. Mô tả những gì bạn thấy, chẳng hạn như bề mặt được đánh bóng hoặc các cạnh được bo tròn, và không ghi lại các quy trình đo lường. Điều này giúp hồ sơ trung thực và có bằng chứng có thể truy vết để xem xét sau này. Sự kỷ luật tương tự cũng hỗ trợ việc kiểm tra trước khi giao hàng và bảo vệ cả hai bên trong giao dịch.
Kiểm tra trước khi vận chuyển thiết bị hạng nặng
Việc đánh giá chất lượng cần bao gồm linh kiện thực tế được chào bán và ứng dụng dự định của nó. Cần thống nhất phạm vi và giới hạn trước khi bắt đầu công việc. Không tự ý thực hiện các thử nghiệm vận hành, tháo dỡ hoặc đo đạc bên trong.
Danh sách kiểm tra trước khi giao hàng
Hãy lập danh sách kiểm tra dựa trên chính bộ phận đó, mã nhận dạng của nó, các mục đi kèm, kết quả kiểm tra tình trạng đạt tiêu chuẩn và bất kỳ hồ sơ kiểm tra thích hợp nào. Việc mua phụ tùng không yêu cầu danh sách kiểm tra toàn bộ máy móc trừ khi đánh giá yêu cầu cụ thể điều đó.
Liên kết danh sách kiểm tra với chính xác máy móc và cấu hình bạn đang xem xét. Ghi lại thông tin nhận dạng của máy bao gồm kiểu máy và số sê-ri, đồng thời xác nhận chính xác kiểu máy và cấu hình thị trường. Ghi rõ phạm vi kiểm tra đã thống nhất bằng văn bản trước khi bắt đầu công việc. Ghi chú các phụ kiện, phụ tùng thay thế và tài liệu đi kèm với bộ phận. Khi một chu trình chức năng đã thống nhất được áp dụng đầy đủ, hãy ghi lại điều đó thông qua việc kiểm tra chức năng và kiểm tra cấu hình đạt tiêu chuẩn. Xác định phạm vi kiểm tra đã thống nhất trước đó, để báo cáo bao gồm những gì bạn thực sự cần.
Gói bằng chứng để kiểm tra trước khi vận chuyển
So sánh ứng dụng được hỗ trợ, tình trạng thực tế, phạm vi công việc được ghi trong văn bản và tổng chi phí báo giá. Tách riêng thông tin về trọng tải hoặc số giờ hoạt động của toàn bộ máy móc khỏi thông tin về linh kiện được chào bán; những thông tin này không thể hiện tình trạng hiện tại của linh kiện.
Gói bằng chứng cũng giúp củng cố các tiêu chí chấp nhận của bạn. Mỗi phát hiện trong báo cáo cần phải khớp với một bức ảnh và một ghi chú bằng văn bản, để bằng chứng hỗ trợ bước xác minh sau này. Hãy giữ cho gói bằng chứng đầy đủ và nhất quán, và coi mọi thiếu sót như một câu hỏi cần được giải quyết trước khi thanh toán. Bằng chứng mạnh mẽ ở giai đoạn này giúp việc lập phạm vi cung cấp dễ dàng hơn và quá trình xác minh cuối cùng nhanh hơn.
Viết phạm vi cung ứng
Bao gồm, loại trừ, số lượng
Phạm vi cung cấp là một danh sách bằng văn bản về những gì bạn nhận được. Nó phải liệt kê mọi mặt hàng được bao gồm và nêu rõ ràng từng mặt hàng bị loại trừ. Hãy nói rõ ràng liệu các phụ kiện lắp đặt, ống dẫn hoặc van điều khiển có đi kèm với bộ phận đó hay không. Sau đó, hãy liệt kê những gì không được cung cấp, chẳng hạn như chốt, bạc lót hoặc bộ dây điện. Một mặt hàng bị loại trừ mà không được nêu rõ sẽ trở thành tranh cãi khi giao hàng. Một phạm vi rõ ràng bảo vệ cả hai bên, vì bạn biết những gì mình sẽ nhận được và người bán biết những gì cần chuẩn bị.
Nêu rõ đơn vị bán hàng, số lượng và từng phụ kiện đi kèm hoặc không đi kèm. Ghi lại các tài liệu tham khảo được hỗ trợ và chi tiết cấu hình liên quan cho các mặt hàng thực tế; bỏ qua các loại phụ kiện không liên quan.
Điều khoản đóng gói và giao hàng
Thống nhất phương án đóng gói và bảo vệ phù hợp cho từng bộ phận với nhân viên vận chuyển hoặc xử lý có chuyên môn. Ghi chép lại lô hàng đã đóng gói, các vật dụng rời đi kèm và bất kỳ yêu cầu bảo quản nào. Không nên cho rằng một phương pháp đóng thùng hoặc phủ lớp bảo vệ phù hợp với mọi bộ phận.
Các điều khoản giao hàng cũng thuộc phạm vi hợp đồng. Nêu rõ người chịu trách nhiệm vận chuyển và thời điểm chuyển giao trách nhiệm từ người bán sang người mua. Mô tả các chứng từ nhận hàng mà đơn vị vận chuyển sẽ xuất trình, và ghi rõ người ký. Ký hoặc xác nhận phạm vi hợp đồng trước khi hàng hóa rời khỏi cơ sở của người bán. Giữ bản sao đã ký cùng với hồ sơ mua hàng của bạn. Một bản hợp đồng đã ký sẽ cung cấp cho bạn một bảng kiểm tra khi nhận hàng, và nó kết thúc thỏa thuận cung cấp hàng hóa với các điều khoản được cả hai bên ghi lại.
Xác minh các thành phần đạt tiêu chuẩn
Tiêu chí và tài liệu chấp nhận
Thỏa thuận các điều khoản chấp nhận thương mại bằng văn bản sau khi nhân viên có chuyên môn xác định các yêu cầu kỹ thuật áp dụng. Người mua và người bán không thể chấp nhận một bộ phận không an toàn hoặc không tương thích chỉ bằng cách đồng ý về danh sách các khuyết tật về hình thức bên ngoài.
Hãy yêu cầu ba loại tài liệu. Lấy hồ sơ kiểm tra từ người bán hoặc bên thứ ba. Lấy lịch sử bảo dưỡng trước đây nếu người bán có. Lấy bất kỳ báo cáo xác minh nào mà người bán lưu giữ. Sau đó, kiểm tra từng tài liệu để đảm bảo chúng đầy đủ và khớp với hình ảnh ghi lại. Báo cáo liệt kê vết nứt đã được sửa chữa phải khớp với hình ảnh của vết sửa chữa đó. Thiếu một trang là vấn đề bạn cần đặt câu hỏi, chứ không phải là chi tiết nhỏ.
Khả năng truy xuất nguồn gốc và hồ sơ
Ghi lại các dấu hiệu nhận biết, mã số linh kiện và thông tin người hiến tặng (nếu có). Liên kết các tài liệu với mặt hàng được chào bán, đồng thời tách biệt thông tin người hiến tặng, máy nhận và linh kiện. Một bản ghi trùng khớp không tự chứng minh được nguồn gốc được tuyên bố của nó.
Xem xét ứng dụng được hỗ trợ một cách riêng biệt, không liên quan đến phạm vi và điều kiện được cung cấp. Chỉ riêng giấy tờ phù hợp hoặc ảnh chụp bố cục không đủ để chứng minh tính phù hợp với máy nhận.
Hãy giữ một hồ sơ mua hàng riêng cho mỗi bộ phận. Hồ sơ này chứa thông tin về tình trạng, phạm vi cung cấp, chứng từ kiểm định và biên nhận giao hàng. Hồ sơ này là bằng chứng có thể truy xuất nguồn gốc khi có thắc mắc phát sinh vài tháng sau đó. Hồ sơ đầy đủ cũng giúp ích cho việc định giá lại và lập kế hoạch bảo trì, vì chủ sở hữu tiếp theo có thể xem lại cùng một bằng chứng mà bạn đã thu thập.
Việc xác minh không dừng lại khi hoàn tất thủ tục giấy tờ. Hãy so sánh từng tài liệu với bản ghi hình một lần nữa trước khi thanh toán. Bất kỳ sự thiếu sót nào cũng sẽ trở thành câu hỏi bằng văn bản dành cho người bán. Một hồ sơ đầy đủ sẽ mang lại cho bạn sự tự tin, và cung cấp cho người bán một bản ghi công bằng về những gì đã được trao đổi.
Áp dụng quy trình làm việc
Điều khoản và đánh giá bằng văn bản
Hãy làm theo các bước tương tự cho mọi giao dịch. Đầu tiên, yêu cầu người bán cung cấp biên bản hiện trạng. Thứ hai, xem xét bản dự thảo phạm vi công việc và đánh dấu bất kỳ dòng nào bị thiếu. Thứ ba, ghi rõ các tiêu chí chấp nhận của bạn bằng văn bản. Thứ tư, phê duyệt toàn bộ gói thầu bằng văn bản trước khi thanh toán. Trình tự này đảm bảo mỗi quyết định đều được ghi nhận bằng văn bản.
Hãy đưa cả ba loại hồ sơ vào một chứng từ mua hàng duy nhất. Chứng từ này sẽ chỉ rõ bằng chứng về tình trạng hàng hóa, phạm vi cung cấp và hồ sơ thẩm định, vì vậy không có gì phụ thuộc vào một cuộc gọi điện thoại. Khi phát hiện ra thiếu sót, hãy lập một phương án khắc phục bằng văn bản trước khi thanh toán. Lời hứa khắc phục vấn đề sau khi giao hàng không có nhiều trọng lượng. Một phương án khắc phục bằng văn bản mới có trọng lượng thực sự.
Sử dụng nhất quán trong tất cả các lần mua hàng
Sử dụng cùng một danh sách kiểm tra, mẫu phạm vi và tệp xác minh cho tất cả các lần mua phụ tùng đã qua sử dụng. Một mẫu có thể lặp lại sẽ rút ngắn mỗi lần xem xét và giúp dễ dàng so sánh các lựa chọn. Khi nhận hàng, hãy kiểm tra các mặt hàng đã giao so với phạm vi từng dòng một. Kiểm tra mã số máy trên giấy tờ so với các dấu hiệu bạn đã ghi lại. Xác nhận thông số kỹ thuật cuối cùng khớp với những gì đã nhận được.
Hãy đảm bảo độ chi tiết của hồ sơ phù hợp với giá trị của đơn hàng. Các bộ phận có giá trị cao hoặc quan trọng cần có hồ sơ đầy đủ, bao gồm cả kiểm tra trước khi giao hàng và xác minh của bên thứ ba. Các đơn hàng thông thường có thể sử dụng phiên bản đơn giản hơn với cùng các thông tin cốt lõi. Không có cách nào sai cả. Mỗi cách phù hợp với một mức độ rủi ro khác nhau.
Sự nhất quán sẽ mang lại lợi ích lâu dài. Hồ sơ bằng chứng của bạn sẽ dần trở thành một lịch sử đáng tin cậy, và mỗi giao dịch mua bán mới đều bắt đầu từ một khuôn mẫu đã được chứng minh. Thói quen này bảo vệ cả hai bên và giúp bạn đưa ra quyết định mua hàng chính xác hơn.
Mỗi giao dịch mua bán cần ba loại hồ sơ bằng văn bản: bằng chứng về tình trạng hàng hóa, phạm vi cung cấp rõ ràng và các tài liệu chứng nhận đủ điều kiện. Chỉ chụp ảnh thôi thì không đủ. Hãy hoàn tất cả ba việc này trước khi thanh toán, sau đó kiểm tra kỹ từng hồ sơ so với hàng hóa đã giao khi nhận hàng. Giữ các bản sao đã ký cùng nhau.
Hồ sơ đầy đủ bảo vệ cả hai bên trong giao dịch. Chúng cũng giúp cải thiện quyết định mua hàng của bạn theo thời gian, vì mỗi hồ sơ trở thành một hướng dẫn cho hồ sơ tiếp theo. Hãy ghi lại bất kỳ khoảng trống nào bằng văn bản trước khi tiền được chuyển đi.
Hãy giải quyết các câu hỏi thiết yếu về nhận dạng, tình trạng và phạm vi trước khi quyết định mua hàng.
FAQ
Biên bản tình trạng xe cần bao gồm những thông tin gì trước khi thanh toán?
Hãy yêu cầu người bán ghi chú về hình thức bên ngoài của bộ phận, cấu trúc, tình trạng rỉ sét và bụi bẩn, cũng như danh sách các bộ phận còn nguyên hoặc bị thiếu. Mỗi phát hiện phải là những gì bạn có thể nhìn thấy, chứ không phải là ý kiến chủ quan. Người bán sẽ điền vào biên bản, và bạn sẽ ký xác nhận bằng văn bản trước khi giao hàng.
Tại sao một bộ ảnh cần có ghi chú bằng văn bản?
Ảnh chụp và ghi chú mô tả giúp làm rõ tình trạng thực tế của mặt hàng được chào bán và những hư hỏng đã được ghi nhận. Hãy bao gồm các dấu hiệu nhận dạng có liên quan nếu có; chỉ riêng ảnh chụp không thể hiện được tình trạng ẩn giấu.
Khi nào thì việc kiểm tra bởi bên thứ ba là cần thiết?
Kiểm tra bởi bên thứ ba là phương pháp hiệu quả nhất đối với các bộ phận có giá trị cao hoặc quan trọng, nơi mà một người ngoài cuộc sẽ đánh giá thấp rủi ro của bạn. Việc kiểm tra từ người bán vẫn hữu ích đối với các giao dịch mua bán thông thường. Dù bằng cách nào, hãy tin tưởng vào các báo cáo từ các chuyên gia và bỏ qua việc tự mình kiểm tra, tháo lắp hoặc đo đạc.
Phạm vi cung ứng bao gồm những gì?
Liệt kê tất cả các mặt hàng bạn nhận được và nêu rõ từng thứ bị thiếu, chẳng hạn như chốt, bạc lót hoặc bộ dây điện. Ghi rõ số lượng bằng số cụ thể và xác nhận là một đơn vị hay một bộ. Thêm thông tin về bao bì, chất chống gỉ và điều khoản giao hàng. Ký tên hoặc xác nhận phạm vi công việc trước khi hàng rời khỏi cơ sở của người bán.
Làm thế nào để xác nhận một bộ phận có khớp với giấy tờ của nó không?
Đối chiếu linh kiện với tài liệu của nó bằng cách sử dụng các ký hiệu nhận dạng mà bạn ghi lại. Kiểm tra kiểu máy, số sê-ri, số hiệu linh kiện và các thông số kỹ thuật liên quan so với hồ sơ. Xác nhận rằng cấu hình phù hợp với máy của bạn. Giữ lại biên bản tình trạng, phạm vi, tài liệu chứng nhận và biên nhận giao hàng để sử dụng sau này.
Để tìm nguồn cung cấp phụ tùng máy xúc, hãy cân nhắc YNF Machinery. Cung cấp đầy đủ thông tin nhận dạng máy và linh kiện, mã số phụ tùng áp dụng và số lượng, đồng thời yêu cầu thông tin về khả năng tương thích, báo giá thực tế và điều khoản bảo hành và đổi trả bằng văn bản trước khi đặt hàng.
